Сервис Google Drive предоставляет пользователям возможность доступа к ряду полезных инструментов, которые позволяют создавать и редактировать разнообразные элементы, включая документы, таблицы и презентации.
Благодаря функционалу сервиса Google Drive можно создавать и редактировать таблицы.
Существует пять типов файлов, которые можно создать с помощью этого сервиса:
- Документы. Для создания писем , листовок, отчётов и других текстовых компонентов (то же, что и документы Microsoft Word).
- Таблицы. Для хранения и организации информации (то же, что и документы Microsoft Excel).
- Презентации. Для создания слайд-шоу (как в презентациях Microsoft PowerPoint).
- Формы. Для сбора и организации данных.
- Чертежи. Для создания простой векторной графики или схем.
Процесс создания новых файлов является одинаковым для всех представленных типов. Давайте выясним, как это делается.
Работа в Google Drive осуществляется через ваш собственный , поэтому он должен быть у вас в наличии. Зайдя в свою учётную запись, откройте этот сервис (для этого нужно набрать drive.google.com в адресной строке своего браузера) и нажмите на кнопку New (Новый). Это синяя кнопка в верхнем левом углу окна. После этого выберите тип элемента, который вы хотите создать.
В случае если вам требуется создать таблицу, выберите пункт Google Sheets (Таблицы Гугл).
В новой вкладке вашего браузера появится новый компонент. Найдите надпись Untitled spreadsheet (Безымянная таблица) в верхнем левом углу окна. Нажмите на эту надпись, чтобы сменить имя вновь созданного элемента. Введите новое имя и нажмите Enter, чтобы подтвердить изменения.
Теперь таблица находится в вашем аккаунте Гугл и вы можете получить к ней доступ в любой момент. Чтобы открыть документ, достаточно зайти в основной раздел сервиса и сделать двойной щелчок мышью на нужном компоненте. Вот и всё, документ создан и вы можете работать с ним, добавляя необходимые данные в ячейки таблицы.
Использование готовых шаблонов
Шаблон - это предварительно структурированная разметка, которую вы можете использовать, чтобы быстро создавать новые документы. Обычно он содержит форматирование и стиль, поэтому вы можете сэкономить много времени при создании нового проекта. Большинство шаблонов созданы специально, чтобы помочь вам работать с отдельными типами компонентов. Например, вы можете использовать такую возможность, чтобы быстро создать резюме или информационный бюллетень.
Большое количество шаблонов вы можете найти в библиотеке Гугл под названием Google Drive Template Gallery. Она находится по адресу drive.google.com/templates. Для того чтобы воспользоваться шаблоном, сделайте следующее.
- Зайдите по вышеуказанному адресу.
- Вы увидите шаблоны, разбитые по категориям.
- Выберите тот, что вам подходит или который вы хотите рассмотреть поближе. Нажмите на него.
- Будет создан новый компонент, содержащий этот шаблон. Вы можете сразу начать с ним работать, заполняя его собственной информацией с сохранением форматирования, установленного для этого файла.
- Не забудьте изменить название элемента на собственное.
Создание копии необходимого файла
Можно создать копию любого файла, чтобы использовать его данные или форматирование для другого блока информации. Для этого:
Скачивание копии файла на компьютер
Настройки файла Google Docs
Вы можете настроить ряд функций для каждого компонента Гугл Докс, включая таблицы. Возможны следующие настройки.
Заключение
Сервис Google Drive является очень удобным инструментом использования файлов, обеспечивая доступ к ним из любого места, где есть интернет. При этом ваша работа сохраняется автоматически. А возможность совместного использования и редактирования информации делает этот сервис незаменимым приложением для коллективной работы.
Что немаловажно, сервис Гугл Докс является совершенно бесплатным для всех пользователей, поэтому вы можете предлагать данные для совместного использования не только коллегам, но и родственникам и друзьям.
У ряда пользователей, тесно работающих с таблицами Excel , может возникнуть необходимость создать excel-таблицу на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office (а значит и отсутствует Microsoft Excel). Проблема? Нисколько! В создании указанной таблицы вам помогут популярные сетевые сервисы, позволяющие легко создать таблицу Excel онлайн. В этом материале я расскажу, как запустить Эксель в режиме онлайн, какие сервисы нам в этом помогут, и как с ними работать.
В сети имеются несколько популярных сетевых сервисов, позволяющих не только открыть файл Excel онлайн, но и создать новую таблицу эксель, редактировать её, а затем и сохранить к себе на ПК. Обычно они обладают довольно схожим к MS Excel функционалом, а работа с ними не создаст никаких проблем для пользователей, уже имевших ранее дело со стационарным редактором MS Excel.
Для регистрации на таких платформах можно воспользоваться логином и паролем пользовательского аккаунта в социальных сетях (например, в Facebook), или пройти стандартную процедуру регистрации через электронную почту.
Пользуйтесь функционалом Excиel
Мне нравится работать с документами, таблицами и создавать презентации в режиме онлайн, не устанавливая на компьютер множества программ, поэтому я создал подборку лучших сервисов — и .
Перейдём к списку сервисов, позволяющих создавать таблицы Эксель в Интернете онлайн. Некоторые из них довольно активно работают с облачными сервисами, потому могут копировать созданные пользователем таблицы туда, и уже оттуда пользователь может скачать созданную им таблицу к себе на компьютер.
Office.Live — программа для создания и редактирования таблиц
Данный сервис от компании Microsoft даёт возможность получить доступ к возможностям MS Office онлайн, причём совершенно бесплатно. В частности, вы можете воспользоваться функционалом сетевого редактора таблиц MS Excel, позволяющего создавать, редактировать и сохранять таблицы онлайн в популярных форматах данного редактора ( , xml и других).
- Для работы с редактором перейдите на указанный ресурс https://office.live.com/start/Excel.aspx .
- Выберите «Войти с помощью учётной записи Microsoft».
- И создайте учётную запись (или воспользуйтесь учётными данными вашего аккаунта в Skype).
- Далее вам откроется экран базовых шаблонов для создания таблицы excel. Нажмите на «Новая книга», и вы перейдёт в режим создания и редактирования вашей таблицы.
- Для сохранения полученного результата нажмите на вкладку «Файл» — «Сохранить как» — «Скачать копию».
Google Таблицы — позволяет добавлять в Эксель графики и диаграммы
Google Docs – это сетевой онлайн сервис от компании Google с богатыми возможностями, в том числе позволяющий работать с excel, просматривать соответствующие форматы файлов (XLS, XLSX, ODS, CSV), создавать графики и диаграммы, и так далее. Для работы с данными сервисом необходимо иметь аккаунт в Google, если же у вас его нет, тогда предлагаю вам его создать.
- Чтобы воспользоваться возможностями Google Docs перейдите на данный ресурс https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ , и введите данные своего аккаунта в Гугл.
- Для создания нового документа нажмите на «Blank» (прямоугольник с зелёным плюсиком), и вы перейдёте в режим создания таблицы Excel.
- Интерфейс сервиса англоязычный, но для пользователей, имевших ранее дело с Excel, работа с Google Docs не доставит особых проблем.
- Для сохранения на компьютер созданной вами таблицы нажмите на «File» — «Download as» и выберите удобный формат сохранения файла (например, xlsx).
ZOHO Sheet — программа для создания электронных таблиц
Сервис с поддержкой русского языка, обладающий всем необходимым функционалом для создания таблиц Excel. Сервис умеет практически всё, что и его конкуренты – работает с большинством форматов эксель, поддерживает совместное редактирование документа несколькими пользователями, позволяет строить графики и диаграммы и так далее.
- https://www.zoho.com/docs/sheet.html .
- Нажмите на кнопку «CREATE SPREADSHEET» (могут понадобиться данные вашего аккаунта в Гугл), и вы перейдёте в режим создания таблицы.
- Сохранить полученный результат вы можете, нажав на «Файл» — «Экспорт как», и выбрав удобный для вас вариант формата файла (обычно это «книга MS Excel»).
EtherCalc — открывает файлы.xlsx, .xlsm и.xls
Среди преимуществ данного сервиса я бы отметил возможность работать с таблицами Excel без какой-либо регистрации, поддержку параллельного редактирования одной таблицы несколькими пользователями, удобный функционал, а также множество других достоинств, позволяющих работать с эксель таблицами онлайн на русском языке.
- Для работы с данным сервисом выполните переход на него https://ethercalc.org/ .
- Нажмите на кнопку «Create Spreadsheet» (создать электронную таблицу).
- Вы перейдёте в режим редактирования, и сможете создать нужную вам таблицу.
- Для сохранения конечного документа нажмите на изображение с дискеткой слева, выберите формат сохранения, и загрузите таблицу к себе на ПК.
Рабочее окно сервиса «EtherCalc»
Яндекс.Диск — простая работа с Excel онлайн
Отечественная компания Яндекс порадовала пользователя возможностью создать и отредактировать онлайн документ Excel с помощью специального сервиса на Яндекс.Диск. По своему функционалу данный сервис является копией Office Online (первый из описанных мной сетевых сервисов), при этом, по отзывам пользователей, на данном сервисе от Яндекс иногда случаются проблемы в работе больших формул, возникают баги, сервис плохо работает с файлами эксель, созданными в MS Excel до 2007 года.
- Для работы с данным сервисом перейдите на него https://disk.yandex.ua/client/disk (может понадобиться регистрация на Яндекс).
- Нажмите на кнопку «Создать» — «Таблицу».
- Вы перейдёте в режим создания и редактирования таблицы.
Заключение
Для работы с Эксель онлайн стоит воспользоваться online сервисами, перечисленными мной выше. Все они бесплатны, поддерживают (за малым исключением) русскоязычный интерфейс, по своему функционалу почти не уступают стационарной версии MS Excel. Если читателю понадобилось срочно создать экселевскую таблицу, а компьютера с установленным MS Office под рукой не оказалось, тогда стоит воспользоваться функционалом описанных выше сетевых инструментов, позволяющим эффективно решать эту, и похожие к ней, задачи.
Вконтакте
Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.
У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store /Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.
Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.
1. Совместная работа над документами
В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа , ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.
Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.
Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.
Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.
Инструкция по блокировке ячеек
1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист
.
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения
.
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.
К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц .
2. Формулы
Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.
В сети много аналоговых программ, которые позволяют работать онлайн. Если вы не хотите покупать лицензионную версию Microsoft Office, несложно найти не только бесплатный аналог в лице Libre Office, но и онлайн-сервис от Google. Именно тут можно понять, как создать «Гугл.Таблицу» и быстро открыть доступ к ней своим коллегам.
Сервисы
Если у вас есть аккаунт в «Гугл», то скорее всего, вы не раз встречали фирменный «Диск» и сервис «Документы». Благодаря этим приложениям пользователь может хранить файлы в облаке и создавать их онлайн без установки каких-либо дополнительных программ.
Чтобы разобраться с тем, как создать «Гугл. Таблицу», нужно зарегистрировать аккаунт в сервисе и начать с ним работу.
Документы
Главное преимущество сервиса «Документы Google» - бесплатное пользование. Он был разработан компанией «Гугл» и изначально состоял из двух независимых сервисов - Writely и Google Spreadsheets. Позже функциональность стали расширять, преобразовывая приложение в аналог популярного пакета от Microsoft. Уже с 2012 года появилась и версия для мобильных устройств.
Как уже говорилось ранее, чтобы создавать в «Гугл Докс» таблицы, дополнительно загружать на ПК ничего не надо. В вашем распоряжении должен быть веб-обозреватель и интернет. Это вызвано тем, что программное обеспечение веб-ориентировано.
Все созданные файлы сохраняются в облаке, в специально отведенном месте на сервере компании. Их можно преобразовать в файлы, преобразуя в нужный формат.
Преимущества
Прежде чем разобраться окончательно, как создавать «Гугл. Таблицы», нужно понять, почему именно этот сервис предпочитают сейчас многие пользователи. Во-первых, приложение не требует дополнительных установок и загрузок, оно абсолютно бесплатное, и все, что нужно сделать пользователю - это зайти в свой аккаунт Google и приступить к работе.
Во-вторых, поскольку работа осуществляется через интернет, возможно настроить доступ для других пользователей к документу. Это помогает сразу нескольким людям вносить свои правки в проект. Часто именно с презентацией могут работать сразу несколько пользователей, внося изменения и советуясь по ходу работы.
В-третьих, созданные файлы всегда находятся на сервере, а значит, доступ к ним открыт с любого ПК. Так, будучи дома или на работе, вы можете легко достать нужный документ из облака и продолжить с ним работу.
Начало работы
Как создать «Гугл. Таблицу»? Инструкция гласит: сначала создаем аккаунт Google. У вас будет возможность пользоваться всеми сервисами компании: просматривать «Карты», использовать «Ютуб» в полной мере, загружать игры для смартфона с Google Market, делать подборку из новостей, работать с почтой, календарем и т. д.
Среди всего этого есть и «Документы». Переходим туда и рассматриваем возможности, которые предоставляет этот сервис. Пользователь для начала должен «залогиниться» в «Диске», чтобы все создаваемые им файлы находились в одном месте.
Пользователю предоставляется выбор: работа с «Гугл. Таблицами», «Документами» или «Презентациями». Кликаете на нужный сервис и переходите в новое окно. Чтобы создать новый файл, достаточно будет нажать на «плюс» в красном круге в правом нижнем углу.
Появляется знакомое поле, которые ничем не отличается от файла Microsoft Excel. Тут практически все те же инструменты, и если вы работали ранее с таблицами в программе от Microsoft, то трудностей не возникнет. Единственное, онлайн-сервис имеет несколько ограниченный функционал. Но набора опций будет достаточно обычным пользователям, которые не используют сложных алгоритмов.
Редактирование
«Гугл Докс. Таблицы» предоставляют пользователю много возможностей. Главное - это редактирование строк, столбцов, ячеек. К примеру, нам нужно добавить строку. Выбираем её, кликаем правой кнопкой мыши и в меню нажимаем на нужную опцию «Вставить строку». Если нужно добавить сразу несколько строк, тогда выделять также необходимо несколько элементов.
Можно изменять или перемещать столбец или строку. Для этого делаем все то же самое, что и раньше, только из выпавшего меню выбираем «Изменить размер». Откроется окно, в котором достаточно подобрать значения для параметров.
Чтобы закрепить строку в «Гугл. Таблицах», нужно выбрать её и перейти на панель инструментов. Во вкладке «Вид» будет опция «Закрепить». Теперь нужная строка будет всегда находиться на видном месте, и вы не потеряете её во всем массиве данных. Чтобы открепить, нужно сделать тоже самое, только вместо «Закрепить» кликнуть по «Не закреплять …».
Для перемещения тоже ничего сверхъестественного делать не надо. Выбираем строку или столбец для транспортировки. Нажимаем на пункт «Правка» и перемещаем элемент на нужное место. Чтобы транспортировать ячейки, достаточно их выбрать и просто перетащить.
Формулы
Продвинутые пользователи знают, что для быстрого и простого использования есть формулы в «Гугл. Таблице». Они не отличаются от тех, которые предоставляет Microsoft и еще ряд подобных редакторов электронных таблиц для своих пользователей. Список состоит из огромного количества команд, которые можно вводить. Обычному пользователю знать все не обязательно. Большинство нужно для просчетов и математических операций.
Все формулы делятся на несколько групп. Есть математические функции, к которым относятся обычные операции с числами, есть поисковые, которые помогают перемещаться по таблице. Есть функции по работе с массивами, символами, логикой и т. д.
Доступ
Как уже говорилось ранее, главное преимущество онлайн-сервиса от Google - это его доступность. Вы можете создать файл, который после показать коллегам, переслав им просто ссылку, либо же работать вместе над одним проектом.
Для этого достаточно понять, как создать «Гугл. Таблицу» с общим доступом. Оказывается, сложного в этом ничего нет. После того, как вы создали документ, в правом верхнем углу нажмите на синюю кнопку «Настройки доступа». Откроется новое окно. Тут вы можете ввести имена или адреса почт коллег, которым хотите дать доступ, либо выбрать сверху функцию «Включить доступ по ссылке».
Если вы выбрали последний вариант, можно будет настроить и полномочия для людей, которые придут посмотреть на вашу таблицу. Можно дать возможность коллегам просто просматривать данные, оставлять комментарии к ним либо участвовать в редактировании. После вы копируете ссылку и передаете другим людям.
Выводы
Работать с «Гугл. Таблицами» очень просто. Онлайн-сервис дает много возможностей для тех, кто ценит время и загруженность. Документы, таблицы и презентации - это распространенные приложения, которые часто нужны учащимся, фрилансерам, работникам офисов. Вам не нужно скачивать дополнительные программы, загружать память ПК.
Вы легко работаете с таблицами, а после можете скачать файл в "родном" формате электронных таблиц «.xlsx», а кроме этого, в форматах ODS, PDF, HTML, CSV и TSV. Либо же сохранить электронную версию документа и иметь доступ к ней с любого компьютера на котором есть браузер и интернет.
Всем привет, это самая первая статья данного блога и в ней я освещу основные моменты пользования Google таблицами. Из нее вы узнаете — как создать новую гугл таблицу, как ее редактировать, сохранить, добавить новых пользователей, скопировать, удалить с google диска и другую информацию.
Для вашего удобства, я в каждой статье буду размещать быстрые ссылки на разделы, кликая по ним, вы быстро будете переходить к нужному для вас вопросу:
Создание google аккаунта
Итак, для того чтобы начать пользоваться гугл таблицами, нам необходимо иметь аккаунт в сервисах google. Если у вас есть аккаунт на гугл, значит вам этот раздел не нужен. А если еще не завели по каким-то причинам, то вам необходимо перейти на страницу Google и в правом верхнем углу нажать на кнопку Войти
:
Откроется страница входа в гугл аккаунт, однако нам необходимо не войти, а зарегистрироваться.
Для этого нажмем внизу формы входа на ссылку Создать аккаунт
:
Позже, я напишу отдельный пост, где подробнее рассмотрим возможности google аккаунта. Попробуем разобраться в скрытых мощностях сервисов гугла, которыми можно управлять со своего аккаунта.
Вход в google таблицы
Вот мы и добрались до важного момента, сейчас мы разберемся как нам войти в таблицы гугла.
После того, как мы уже завели с вами аккаунт в google, мы можем открыть таблицы несколькими способами:
- Первый и самый простой способ — это пройти вот по этой ссылке Google Spreadsheet
- Второй способ интуитивно понятный – просто загуглите: «Гугл таблицы»
Теперь можно приступать к работе в Google таблицах.
Как создать Google таблицу
Итак, мы открыли стартовую страницу google таблиц. Давайте теперь сделаем новую таблицу.
Для того, чтобы создать новую таблицу, необходимо на главной странице нажать на плавающую красную кнопку со знаком (плюс) справа внизу:
Как дать название Google таблице
Для этого нам надо просто поставить курсор в специальное поле вверху слева в таблице, где по умолчанию написано Новая таблица
и ввести свое название:
После нажатия на Enter
или просто поставив курсор в любом месте таблицы ваше название будет сохранено. Теперь на стартовой странице google таблиц появится строка с названием нашей таблицы. И каждый раз, когда вы будете заходить на эту страницу вы будете видеть все ваши сохраненные таблицы:
Очень удобно, не правда ли?
Как добавить дополнительные страницы и скрыть их в Google таблице
Теперь давайте создадим дополнительные страницы в нашей таблице и потом попробуем скрыть их.
Зайдем снова в нашу таблицу и внизу экрана монитора найдем кнопку с символом + (плюс):
Нажав на нее мы добавим новую страницу. В результате мы увидим две вкладки с названиями Лист1 и Лист2. Не очень звучит, по моему, чуть позже мы назовем их понятным названием.
Но перед этим попробуем скрыть страницы от лишних глаз. Для этого кликаем правой кнопкой мыши по вкладке или по треугольнику на вкладке и выбираем во всплывшем контекстном меню пункт Скрыть лист
, в результате получим вот такую картину:
Ура, лист скрыт! Но как теперь его восстановить?
Очень просто – вам необходимо пройти в панель управления и пройти путь в меню – Вид -> скрытые листы -> ваш скрытый лист
:
Лист вернется на свое прежнее место.
Как дать название страницам в Google таблице и окрасить их в цвет
Давайте дадим имена нашим страницам. Сделать это можно как минимум двумя способами:
- Кликнуть правой кнопкой мыши по вкладке и из контекстного меню выбрать Переименовать…
- Кликнуть левой кнопкой мыши по значку в виде треугольника на вкладке и так же выбрать в контекстном меню команду Переименовать…
После ввода названия так же как и после наименования всей таблицы можно нажать Enter на клавиатуре или просто поставить курсор в какую-нибудь ячейку и название будет сохранено.
Однажды у вас может собраться так много страниц в одной таблице что все они не будут помещаться в один экран и для того, чтобы быстро передвигаться по страницам, можно кликнуть по кнопке напоминающей символ меню на мобильных девайсах, она находится рядом с кнопкой добавления страниц. По нажатию на нее всплывет список всех имеющихся страниц в этой таблице. Активная таблица будет отмечена галочкой, вам остается только выбрать нужную и кликнуть по ней в меню.
Кроме переименования страниц их можно окрашивать в нужный нам цвет.
Допустим расписание дедлайнов можно окрасить в красный и мы всегда среди множества страниц мгновенно найдем такую важную страницу!
Для этого нужно выполнить похожие действия как при переименовании, только выбрать в контекстном меню не Переименовать
, а Изменить цвет
:
И выбрать желаемый цвет. Выбрав Пользовательский цвет , нам будет предложено ввести кастомный номер цвета.
Как редактировать Google таблицы
Вот и добрались до того момента, когда пришло время редактировать таблицу, добавлять в нее данные: текст, числа, формулы, функции и т.д.
По сути своей Google таблица это аналог Excel, но есть, конечно, и различия между ними. О различиях между Google таблицами и Экселем поговорим в другой статье. А пока давайте начнем редактирование Google таблицы.
Работа с данными в Google таблице – добавление, копирование и удаление
В этой главе мы с вами будем учиться работать с Google таблицами и данными в них, а именно — добавлять, копировать, удалять данные, вставлять комментарии и примечания, управлять ими.
Добавление данных в Google таблицы
Конечно, бином Ньютона я не открою, если скажу, что добавить текст, числа и формулы в Гугл таблицу так же просто как и в Эксель. Но на всякий случай напомню.
Для того, чтобы добавить какие-либо данные в таблицу, необходимо открыть ее, вставить курсор в нужную ячейку и начать вводить текст или число. Кроме этого, можно вводить данные и в строку формул, которая находится там же где и строка формул в Экселе.
Числа как и в Экселе после ввода выравниваются по правой стороне, а текст по левой стороне ячейки. Но выравнивание можно изменить при помощи инструмента выравнивания.
Для этого выделите ячейку или диапазон ячеек в которых вы хотите сменить выравнивание и нажмите на панели инструментов на вот такой значок:
В выпавшем меню выберите значение как вы хотите выровнять ваши данные – слева, по центру или справа.
Как копировать данные в Google таблице
Как копировать и вставлять данные внутри Google таблицы известно всем, думаю: выделяем нужный диапазон ячеек, нажимаем сочетания клавиш Ctrl + C , ставим курсор в нужную ячейку и жмем Ctrl + V – это самый простой и быстрый способ, он работает во всех Office продуктах, не только у Гугла.
Таким же способом копируются и вставляются данные из Экселя в Google таблицы, но есть существенный нюанс:
Из Экселя в Гугл таблицы не переносятся формулы, а только результат их работы. Поэтому чтобы все данные работали как и в Экселе, необходимо и открыть файл в Google таблицах. Как это сделать я написал чуть ниже.
Удаление данных в Google таблицах
Все так же просто как и в Excel: выделяем ячейку или диапазон, жмем на клавиатуре Delete . Если же у вас каким-то образом ячейки отформатированы, например цветом, то одного нажатия Delete будет не достаточно.
Для удаления форматирования ячейки или диапазона в Google таблицах, необходимо выделить нужный диапазон ячеек и в панели меню выбрать: Формат -> Очистить форматирование или нажать сочетание клавиш Ctrl + \ на вашей клавиатуре.
Комментарии и примечания в Google таблицах: добавление и удаление
В Google таблицах, в отличие от Excel, можно добавлять к ячейкам и примечания и комментарии.
В Экселе можно только примечания. Давайте посмотрим как добавить одно и другое и попробуем разобраться в чем отличие комментария от примечания.
Как добавить примечание в Google таблицах
Чтобы добавить примечание, необходимо выделить ячейку, к которой мы хотим добавить примечание, и сделать одну из манипуляций на выбор:
- Вставить примечание
- Выбрать на панели меню пункт Вставка -> Примечание
- Нажать сочетание клавиш Shift + F2
Как добавить комментарий в Google таблицах
Так же необходимо выделить ячейку и провести одну из манипуляций ниже на выбор:
- Кликнуть правой кнопкой мыши по ячейке, выбрать в появившемся контекстном меню Вставить комментарий
- Выбрать на панели меню пункт Вставка -> Комментарий
- Нажать сочетание клавиш Ctrl + Alt + M
В обоих случаях после добавления примечания или комментария, в правом верхнем углу ячейки появится небольшой значок-треугольник, который будет вам давать знать, что тут что-то есть.
Кроме того, на вкладке страницы при наличии комментария появится подсказка в виде цифры, означающей количество ячеек на странице в которых есть комментарии. И при наведении на этот ярлычок-подсказку, все имеющиеся комментарии будут «подсвечены» таким вот образом:
Так в чем же разница между комментарием и примечанием в Google таблицах?
Вот тут и раскрывается вся прелесть работы с онлайн таблицами. Кроме вышеописанной функции с подсветками комментариев на вкладках страниц, на комментарий можно получить гиперссылку, которую можно потом дать коллегам:
А те в свою очередь могут дать ответ на ваш комментарий, перейдя по вашей ссылке.
Кроме того, на почту участникам такой «беседы» будут приходить уведомления о новых ответах. Конечно, для этого необходимо, чтобы участники были залогинены в гугл аккаунтах и имели общий доступ к данной таблице.
На мой взгляд, что вот такие фичи – это одна из главнейших причин, почему стоит пользоваться онлайн сервисами таблиц и в первую очередь таблицами Google.
Удаление примечаний и комментариев в Google таблицах
Здесь все просто, если речь идет о примечании, то выделяем ячейку где есть примечание, правым кликом мыши вызываем контекстное меню и выбираем пункт Удалить примечания .
Удалить комментарий тоже не сложно, необходимо навести курсор мыши на ячейку с комментарием, всплывет вся ваша переписка с коллегами и вам необходимо нажать на кнопку Вопрос решен
:
После чего вся цепочка комментариев благополучно будет удалена с ячейки. Но при этом, переписка будет сохранена на всякий случай. Найти ее можно справа вверху экрана рядом с кнопкой Настройки доступа
:
По нажатию на кнопку Комментарии
можно просмотреть всю историю переписок и даже продолжить беседу или вернуть комментарий на прежнее место, если есть в этом необходимость.
И там же можно настроить оповещения:
Совершенно потрясающий инструмент для коллективной работы в Google таблицах.
Защита данных в Google таблицах
Часто есть необходимость в защите данных в таблицах, защитить можно всю таблицу, страницу в вашей рабочей книге и отдельно взятый диапазон ячеек.
Для чего это делается? Бывает, что случайно кто-то из сотрудников отредактирует данные на каком-то листе или диапазоне, это может случиться совершенно случайно и тот кто это сделал даже не будет знать об этом. Копаться потом в истории изменений вариант так себе, честно говоря. Для этого и существует возможность защиты данных в Google таблицах. Давайте посмотрим как это можно сделать на примерах.
Защита всей книги в Google таблице
Для того, чтобы защитить от редактирования всю рабочую книгу, необходимо кликнуть справа вверху экрана на кнопку Настройки доступа
и далее указать людей (аккаунт в gmail) и уровень доступа – Редактирование, Комментирование или Чтение:
В данном случае нас интересует Чтение — это значит, что люди получившие доступ к вашей таблице смогут только просматривать ее.
Защита страницы в Google таблице
Допустим, вы хотите защитить не всю таблицу, а только одну из страниц, в таком случае надо совершить пару простых шагов.
Выберите лист, который вы хотите защитить, кликните по треугольнику на вкладке и выберите во всплывшем контекстном меню пункт Защитить лист…:
.
Откроется вот такой сайдбар справа экрана:
Здесь и будем настраивать защиту.
Поле Введите описание не является обязательным, это для вашего удобства, чтобы вы понимали какие данные вы защищаете, так сказать своеобразная метка для вас.
Теперь нам предлагается выбрать который лист защитить, у нас уже выбран Лист2, потому, что именно по вкладке его мы кликали, когда выбирали пункт Защитить лист .
Ниже нам предлагается отметить ячейки, которые вы хотите оставить не защищенными (очень удобно). Если мы активируем этот чекбокс, то нам будет предложено выбрать диапазон ячеек, по умолчанию будет указана активная ячейка или выбранный диапазон в нашей таблице. Чтобы выбрать другой диапазон, то необходимо кликнуть по иконке в виде маленькой таблицы и выделить на рабочей странице нужный диапазон:
Или же указать вручную нужный диапазон слева от иконки с таблицей.
Нажать Ok .
Ниже жмем на кнопку Задать разрешения и приступаем к самому главному – защите нашего листа.
Появится модальное окно с настройками доступа к разрешенному диапазону:
Если выбрать первый radio button, то доступ получит любой, кто имеет доступ ко всей таблице в целом, но они будут видеть предупреждение о том, что они пытаются редактировать защищенный диапазон и им надо будет подтверждать каждый раз свои действия. А вам на почту будут приходить уведомления о новых действиях в защищенном диапазоне.
Если выбрать второй вариант, то нам будет предложено добавить редакторов. По умолчанию в выпадающем списке стоит значение Указать…
и снизу поле для ввода емейла будущего редактора. Кроме варианта Указать, есть другие варианты:
- Только вы
- Импортировать список редакторов…
Для того, чтобы удалить защиту, необходимо справа в сайдбаре кликнуть по нужному диапазону:
Откроются снова все настройки, кликните на значок корзины:
Защита определенного диапазона ячеек в Google таблице
Защита диапазона практически не отличается от защиты листа, различие лишь в первых действиях.
Необходимо выделить диапазон, который хотим защитить, правой кнопкой мыши кликнуть и во всплывшем контекстном меню выбрать Защитить диапазон
:
И повторить действия описанные в предыдущем подразделе.
Однажды вам понадобится отменить защиту диапазона, но вы совершенно забыли где же этот диапазон.
В таком случае пройдите в меню следующий путь – Данные ->Защищенные листы и диапазоны…
и справа откроется сайдбар со всеми имеющимися на данной странице защищенными диапазонами:
Вам останется только выбрать нужный и кликнуть по иконке Корзина .
Отмена действия в Google таблицах
Отмена действий в Google таблицах работает так же как и в любом Office приложении, разница лишь в дизайне интерфейса. В Гугл таблицах это выглядит вот так:
Либо же отменить действие можно классическим способом при помощи клавиатуры: Ctrl + Z
Как сохранить Google таблицу
Сохранять данные на сегодняшний день в Google таблицах не надо. Сервис автоматически сам сохраняет данные после любого вашего действия. Но если говорить про сохранение всей таблицы на вашем гугл диске, то это другое дело.
Для сохранения вашей Google таблицы в какую-то папку на вашем Google диске, необходимо нажать вверху над панелью управления значок в виде папки:
Откроется небольшое окошко, где вам будет предложено выбрать Диск и папку для перемещения данной таблицы. Кроме того, можно создать новую папку прямо отсюда. Давайте попробуем:
Жмем кнопку Переместить объект:
Жмем на стрелочку справа от Мой диск:
Жмем значок новой папки (если надо создать новую):
Вводим название новой папки и кликаем на синюю галочку:
Вот собственно и вся процедура сохранения таблицы Google в нужную имеющуюся или новую папку на нашем Google Диске.
Как изменить масштаб страницы в Google таблицах
Смена масштаба добавилась относительно недавно в гугл таблицах и сделать это можно следующим образом:
Проходим путь в меню: Вид -> Масштаб
.
Кроме этого можно выбрать режим отображения таблицы полноэкранный. Для этого необходимо выбрать пункт меню на панели управления Вид -> Полный экран . После этого действия вверху свернется панель управления инструментами. Попросту говоря исчезнет верхняя панель меню.
Для того, чтобы режим просмотра вернуть в прежний вид, достаточно просто нажать на клавиатуре клавишу Esc .
Как импортировать файл Excel в Google таблицы и редактировать его
Очень часто возникает необходимость перенести все данные из Excel в Google таблицы. Причины у каждого разные, но все они примерно по одной основной причине – онлайн таблицы позволяют проводить коллективную работу в реальном времени, с возможностью добавления , оповещений на почту о различных действиях в таблицах и много еще других причин.
Можно, конечно, просто скопировать таблицу при помощи простых действий Ctrl + C и Ctrl + V , но как я уже выше писал, этот способ не очень хорош — если ваша таблица содержит важные формулы, они попросту не скопируются в онлайн таблицу на Google.
Посему, давайте рассмотрим вариант импорта Excel таблицы в ваш аккаунт на Google таблицах.
Путей для импорта xlsx файлов в Google таблицы два – быстрый, простой и более долгий, рассмотрим оба:
Вот и все! Файл Excel импортировался в ваши Google таблицы, и его теперь можно найти на главной странице Гугл таблиц и на вашем диске. Ее можно перемещать в другие папки на гугл диске и снова скачивать на компьютер. А как это сделать я расскажу ниже.
Экспорт Google таблиц
Конечно, Гугл не мог не предусмотреть возможность выгрузки Google таблиц на ваш компьютер. И сделать это можно легко и в разных форматах!
Чтобы выгрузить вашу Google таблицу на компьютер, нажмите на панели управления последовательность пунктов меню — Файл -> Скачать как
и выберите нужный вам формат:
Как видите, форматы, которые предлагает Google, должны удовлетворить практически любые требования пользователей с любыми целями.
Просмотр истории изменений в Google таблицах
В Google таблицах есть функция просмотра истории изменений, на случай если кто-нибудь из коллектива или сам напортачил, то можно просмотреть изменения и восстановить нужную версию.
Давайте разберемся как это сделать.
Чтобы просмотреть вашу историю изменений много действий совершать не надо, достаточно сделать несколько кликов в панели управления, а именно пройти вот такой путь – Файл -> Просмотреть историю изменений
или нажать сочетание клавиш Ctrl + ALT + Shift + H
:
Теперь давайте посмотрим как выглядит интерфейс просмотра истории и разберемся как восстановить нужную нам версию.
После того как мы вошли в историю изменений Google таблиц, мы увидим вот такую страницу:
Слева вверху мы увидим, что свернулась панель управления и вместо нее надпись История изменений со стрелкой, по нажатию на которую мы вернемся обратно к нашей актуальной таблице.
Справа открылся сайдбар с управлением самой историей. Первый пункт будет активным, он говорит о том, что это наша актуальная версия таблицы. Ниже собственно шаги истории в обратном порядке, но это не самая детальная история.
В самом низу можно увидеть кнопку Более подробно
, если нажать на нее, то откроется список с более подробной историей.
Кроме кнопки видим чекбокс Показать изменения – из самого названия понятно какую роль он выполняет.
Кликая по пунктам истории мы будем видеть изменения которые претерпела наша таблица, там же мы увидим ссылку Восстановить эту версию
:
Очень важный момент! Если у вас несколько страниц в таблице, то будьте внимательны «гуляя» по истории, одна из таких «точек» истории может неожиданно переключиться на другую страницу (вкладку) в вашей таблице, что может сбить с толку.
Для того, чтобы посмотреть историю интересующей вас страницы, просто перейдите на нее, если вдруг открылась не нужная вам.
Как поменять язык в Google таблицах на русский
Бывает же такое, что зарегистрировался, а интерфейс google таблиц не русский, а английский, например. Если вы столкнулись с такой проблемой, то эта глава именно для вас!
Решается эта проблема достаточно просто, я специально перевел язык своего интерфейса в Google таблицах на английский, чтобы показать вам как сделать его русским.
Закрываем эту страницу, возвращаемся на прежнюю с нашей таблицей и просто обновляем ее нажатием F5 на клавиатуре.
Готово! Наслаждаемся интерфейсом Google таблиц на русском языке.
Как открыть общий доступ к таблице Google
Частично мы уже выше рассматривали как давать коллективные доступы к нашим Google таблицам. Давайте теперь разберемся раз и навсегда во всех тонкостях доступов к Гугл таблице.
После создания и редактирования таблицы, нам может понадобится предоставить доступ коллегам, партнерам или клиентам. Рассмотрим два варианта – быстрый простой и расширенный.
- Простой и быстрый вариант:
Жмем справа вверху экрана кнопку Настройки доступа , откроется модальное окно в котором нам будет предложено ввести имя или электронную почту людей, которым мы хотим открыть доступ. Чуть правее поля для ввода этих данных есть выпадающий список с уровнями доступа:
В нем по умолчанию стоит доступ к редактированию, нажатием на иконку-карандаш, можно выбрать уровень доступа.
Редактирование – самый высокий уровень доступа.
- Второй вариант предоставления доступа к Google таблицам более продвинутый.
Жмем внизу модального окна на текст Расширенные :
Можно прямо тут сменить владельца таблицы (при наличии уже добавленных людей):
Можно так же пригласить новых пользователей, указав их емейлы.
И в конце два чекбокса:- Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа;
- Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы. Если вы перед этим указали, что таблица доступна по ссылке, то вы не сможете изменить уровень доступа в расширенных настройках, а если указали, что только по приглашению, то тогда сможете сменить уровень доступа нажав на ссылку Изменить .
Как отправить Google таблицу по почте в виде файла
Еще одна очень удобная фича, которая есть только в онлайн-таблицах таких как Google – это отправка документа по почте файлом. Файл может быть пока только двух типов: PDF и XLSX.
Давайте отправим своим коллегам или клиентам нашу таблицу.
Для того, чтобы отправить нашу таблицу в виде файла необходимо выбрать на панели управления следующие пункты – Файл -> Прикрепить к сообщению эл. Почты
:
Откроется модальное окно с настройками отправки:
- Прикрепить как – Здесь выбираем формат PDF или XLSX
- Кому – указываем электронную почту получателя
- Тема – автоматически подставляется название нашей таблицы
- Сообщение – можно добавить сообщение, например, с пояснениями что содержит эта таблица.
- Чекбокс отправить мне копию – тут все понятно.
- Жмем отправить .
Есть один небольшой минус в этой функции – письма такие отправляются только на аккаунты Гугл с gmail почтой, у меня во всяком случае не получилось отправить на почту яндекс.
Как удалить Google таблицу
Ну вот мы и добрались почти до конца статьи, сейчас мы будем учиться удалять нашу google таблицу.
Со временем у вас соберется изрядное количество таблиц и некоторые будут уже не актуальны и если они вам уже совсем не нужны, то зачем занимать ими драгоценное место на Гугл диске? К тому же пространство не резиновое и имеет вполне конкретные границы – 5ГБ в бесплатном аккаунте.
Удалить google таблицу можно как минимум двумя способами: удаляем находясь прямо в таблице и удаляем с главной страницы Гугл таблиц.
Рассмотрим оба варианта:
В выпавшем меню жмем Удалить .
Примечание . Удалить таблицу может только владелец, вместе с ним потеряют доступ к файлу и соавторы таблицы.
Кстати, такая кнопка есть и у соавторов не владельцев таблицы, и ее можно даже нажать, но таблица удалена не будет, она лишь на время (до следующего посещения главной страницы гугл таблиц) пропадет, потом снова она у вас будет отображаться. На такой случай Google предусмотрел возможность фильтровать файлы.
Фильтровать файлы можно по принципу Свои – Чужие – Все подряд.
Чтобы отфильтровать таблицы зайдите на главную страницу Гугл таблиц, найдите вверху выпадающий список с пометкой Владелец
:
По умолчанию будет стоять Кто угодно , нажмите на эту кнопку и выберите условия фильтрации.
На мой взгляд вот это не очень удобно, что я не могу удалить из своего списка не нужные мне таблицы, а только фильтровать их.
Как восстановить Google таблицу
Наверняка у многих была такая ситуация когда либо случайно удалил файл, либо удалил таблицу, думая что больше она не пригодится, но потом выяснилось, что она вам снова понадобилась по той или иной причине. А как восстановить файл google таблицы или другого документа вы не знаете.
В данной главе мы вместе восстановим, казалось бы, утерянные файлы google таблицы.
Первым делом перейдите на страницу Google Диска:
В левом меню находим значок корзины и жмем на него:
Откроется страница с удаленными файлами, где нам надо кликнуть правой кнопкой мыши по интересующему файлу и выбрать Восстановить
:
Вот и подошла статья к концу, надеюсь она была полезна. Если я что-то упустил, то пишите в комментариях свои вопросы и пожелания, я обязательно дополню статью.
